BPMS
Запросить демо

ERP для закупок с матрицей одобрения

Каждая закупка — одобрена нужными людьми. Автоматически.

От заявки на закупку до заказа, фактуры, платежа и приёмки товаров: одна система направляет каждый документ по вашей матрице одобрения, собирает коммерческие предложения поставщиков по ссылке из письма и ведёт журнал аудита. На азербайджанском, английском и русском.

Запросить демо Как работает одобрение
  • 14матриц одобрения, по одной на каждый тип документа
  • 19условий маршрутизации для каждого правила
  • 3языка на каждом экране
  • 8валют с ежедневными курсами центрального банка
  • 100+экранов в одном процессе

Одобряйте в веб-интерфейсе или по ссылке из письма.

Как это работает

Один документ, семь этапов, без переписки по e-mail.

Каждый этап — это документ со своей матрицей одобрения, своей печатной формой и своим журналом аудита. Без подписи документ не переходит на следующий этап.

  1. 01

    Заявка создана

    Заявка на закупку или контракт. Бюджет рассчитывается по её позициям, заявка сохраняется как одна транзакция, а подходящее правило выбирается из матрицы в момент отправки.

  2. 02

    Одобрено, уровень за уровнем

    Следующий уровень появляется только после полного ответа на текущем. Напоминания отправляются по расписанию, а ночные обработчики закрывают то, что наблюдатель оставил без ответа.

  3. 03

    Предложения сравниваются

    Таблица сравнения загружает все коммерческие предложения одним запросом, скрывая имена поставщиков от инициатора заявки. Тендеры отправляются по ссылке-приглашению и не могут быть присуждены до истечения срока.

  4. 04

    Заказ сформирован

    Заказ на закупку или контрактный заказ создаётся из выигрышной колонки, а итоги пересчитываются в AZN по курсу валюты на дату документа.

  5. 05

    Фактура зарегистрирована

    Фактура регистрируется по заказу или приёмке товаров и проходит собственную матрицу, прежде чем её можно будет оплатить.

  6. 06

    Платёж инициирован

    Платёжное поручение, банковская транзакция, оплата: три состояния, каждое одобрено и отражено в журнале аудита, а сумма печатается словами в печатной форме.

  7. 07

    Товары приняты

    Приёмка фиксируется в подписанном складском реестре, доступном только для добавления записей. Подсчёт запасов замораживает системные остатки, а закрытие периода завершает месяц.

Матрица одобрения

Правила решают, кто подписывает. Не инициатор заявки.

Четырнадцать матриц — по одной для каждого типа документа. Каждое правило определяет, когда оно применяется и кто отвечает на каждом уровне, а система делает всё остальное.

  • Девятнадцать условий для каждого правила

    Диапазоны сумм заявки, выбранного коммерческого предложения или заказа по курсу валюты на дату документа. Списки включений и исключений для департаментов с учётом дерева организации, а также для продуктов и категорий. Настройка целей по организациям и портфелям с исключениями.

  • Последовательные уровни, параллельные утверждающие

    На одном уровне может быть несколько утверждающих — запрос отправляется им одновременно. Следующий уровень открывается только после завершения текущего, поэтому никто не подписывает документ раньше тех, кто находится ниже.

  • Утверждающий или наблюдатель

    Утверждающий блокирует документ, пока не даст ответ. Наблюдатель проверяет документ, а его задача автоматически закрывается через заданное число рабочих дней — отпуск не остановит закупку.

  • Делегирование фиксируется при отправке

    Делегат указывается в документе в момент его отправки. Запрошенный утверждающий остаётся в истории, даже если завтра делегирование изменится.

  • Правила не переписывают историю

    Правило применяется только к документам, созданным после его добавления. Все документы, уже находящиеся в процессе, продолжают проходить по назначенному им маршруту.

  • Напоминания и эскалация — из коробки

    Ночные автоматические проверки напоминают о просроченных задачах и закрывают истёкшие проверки наблюдателей. В отчётах отображается время ожидания по каждому утверждающему.

Управление изменениями

Изменения предлагаются, проверяются и объединяются. Как код.

Активную заявку или заказ никогда не редактируют напрямую.

  • Изменение заявки

    Предложите изменение активной заявки или одного из её заказов. Сравнение старой и новой версии предварительно просматривается, сохраняется и утверждается нужными сотрудниками, после чего изменение применяется и повторно проверяется.

  • Объединение заявок

    Перенесите незадействованные позиции одной заявки в другую. Бюджеты пересчитываются с обеих сторон в рамках одной транзакции.

Закупки

Коммерческие предложения — рядом. Поставщики скрыты. Экономия измерима.

  • Сетка предложений

    Коммерческие предложения, валюты, налоги и инкотермс — на одном экране, загружаются одним запросом. Выбранная колонка становится заказом. Экспорт в CSV.

  • Тендеры

    В письме-приглашении используется меняющийся код поставщика, предложения поступают по ссылке, а выбрать победителя до истечения срока нельзя.

  • Стратегии закупок

    Стратегии со своей матрицей одобрения, отслеживанием предложений и отчётами об экономии на тендерах и конкуренции между предложениями.

Поставщики

Поставщики участвуют без учётной записи.

Каждая форма для поставщика открывается по ссылке из письма на языке поставщика.

  • Тендерное предложение

    Форма предложения для тендера, на который поставщик получил приглашение, с кодом, который меняется при каждом приглашении.

  • Анкета предварительной квалификации

    Данные поставщика напрямую заносятся в справочник: сведения о компании, сертификация и тринадцать слотов для документов.

  • Форма регистрации фрилансера

    Для физических лиц: тот же процесс по ссылке из письма и те же основные данные — без компании за ними.

  • Оценка по объёму расходов

    Когда одобряется заказ выше порога, оценка поставщика ставится в очередь, если его не оценивали в последние шесть месяцев. История чёрного списка сохраняется, а отчёты показывают концентрацию по доле топ-N и HHI, а также поставщиков, которых никогда не оценивали.

Финансы и склад

Две группы модулей, подключайте их, когда будете готовы.

Закупки работают самостоятельно или вместе с модулями финансов и склада. Каждая группа включает собственные экраны, матрицы и отчёты, а одна настройка активирует её.

Финансы

  • Ежемесячные строки бюджета с дополнениями и рабочая книга потребления из четырёх листов
  • Строки CO, привязанные к контрактам
  • Фактура, платёжное поручение, банковская операция, оплата: для каждого — своя матрица
  • Сумма прописью в каждой печатной форме; восемь валют с ежедневными курсами

Склад

  • Приёмка товаров и расходные накладные в подписанном журнале с запретом на изменение записей
  • При перемещении расходная накладная создаёт документ приёмки на другом складе
  • Подсчёт запасов фиксирует системные остатки; уведомления о минимальном уровне запасов
  • Закрытие периода и пять собственных матриц

Отчётность

Честные цифры с указанием их основы.

Панель показателей для руководителей, пятнадцать вкладок отчётов, восемь печатных форм и CSV повсюду. Для каждого косвенного показателя указано, что именно он отражает.

  • Цикл и время ожидания

    Среднее и медианное время цикла, а также время ожидания одобрения по каждому этапу, утверждающему и подразделению.

  • Финансы

    Экономия на тендерах, план и факт, отклонение от бюджета, повторные и разовые закупки.

  • Поставщики и сотрудники

    Сроки поставки и качество по каждому поставщику, а также баланс нагрузки между утверждающими.

  • Слой BI

    Три таблицы фактов, атомарно пересобираемые, отметка даты актуальности данных в каждом ответе, доступ по сервисному ключу для Power BI и Excel, а также реестр оговорок.

Платформа

Создана для вас.

  • ERP

    Интеграция с внутренней ERP

    Двусторонняя синхронизация с вашей внутренней ERP (1C, Mikro и другими): семь справочников — в систему, заявки и заказы — в ERP с прямыми ссылками, поставленные количества — обратно.

  • LDAP

    Вход через каталог

    Сотрудники входят с уже имеющимися у них учётными записями Active Directory или LDAP.

  • Почта

    Шаблоны как данные

    Каждый шаблон уведомления — это строка, которую можно редактировать для каждого языка.

  • Доступ

    Роли вплоть до строк

    Роли и права для каждого класса и операции, с правилами на уровне строк. Каждая запись оставляет отметку в журнале аудита.

  • Надписи

    Белый лейбл

    Каждая надпись в интерфейсе — строка базы данных, включая название продукта. Ваши термины, ваше название.

  • API

    API в основе

    Каждый экран — это вызов API с документацией OpenAPI. Один процесс в Docker поверх PostgreSQL, на собственном хостинге.

AI и MCP

Открыто для AI-ассистентов. На ваших условиях.

BPMS поддерживает Model Context Protocol, поэтому ассистент работает как человек: читает документы и отчёты и выполняет действия через тот же API, с теми же ролями и в том же журнале аудита.

  • Сервер MCP поверх всего API

    Каждый экран уже является вызовом API с документацией OpenAPI. Сервер MCP публикует эти вызовы как инструменты, поэтому любой MCP-клиент — AI-ассистент или ваш собственный агент — подключается один раз и получает доступ ко всему процессу закупок.

  • Действует от имени инициатора

    Роли и разрешения для отдельных строк применяются без изменений. Ассистент читает и изменяет только то, что доступно его пользователю, а каждая запись вносится в журнал аудита от его имени.

  • Задавайте вопросы по отчётам обычным языком

    Цикл закупки, время ожидания каждого утверждающего, экономия на тендерах, отклонение от бюджета — ответы поступают из BI-слоя с отметкой актуальности данных и реестром оговорок.

  • Черновики, не подписи

    Ассистент может создать заявку, заполнить её строки и собрать коммерческие предложения для сравнения. Одобрить он не может: матрица одобрения определяет ответственных, а подписывают только люди.

Консалтинг

Сначала мы разбираемся, как вы закупаете сегодня.

До настройки системы мы вместе с сотрудниками, которые оформляют, одобряют и оплачивают закупки, фиксируем процесс таким, как он работает на самом деле — включая участки, которые живут в электронной почте и таблицах.

  • Изучаем процессы вместе с их участниками

    Кто оформляет заявку, кто её подписывает, при какой сумме и где сегодня задерживаются документы. Интервью с закупщиками, утверждающими и финансовой службой, а не анкета, разосланная по электронной почте.

  • Фиксируем процесс таким, как он есть

    Все типы документов, маршруты одобрения и передачи между участниками — на одной схеме: что хранится в вашей текущей системе, что ведётся на бумаге и что держится лишь на знаниях двух сотрудников.

  • Куда уходит время

    Этапы, на которых дольше всего ждут, одобрения, которые никто не читает, и закупки, которые повторяются каждый месяц без заключённого контракта.

  • Что изменить до автоматизации

    Автоматизация проблемного маршрута лишь ускорит его. Вы получите рекомендации: что исправить в самом процессе, что настроить и в каком порядке.

Внедрение и автоматизация

Затем мы выстраиваем всё по вашим правилам.

Всё, что показало обследование, настраивается, а не программируется: ваши правила одобрения становятся строками матрицы, повторяющиеся действия сотрудников автоматизируются, а первый процесс запускается за несколько недель.

  • 01

    Ваши правила — в матрице одобрения

    Типы документов, подразделения, диапазоны сумм и утверждающие лица вводятся в матрицу как правила — уровень за уровнем. Для вашей организации ничего не программируется, поэтому при изменении правил ничего не придётся переписывать.

  • 02

    Повторяющаяся работа автоматизируется

    Напоминания, правила эскалации и истечения сроков, шаблоны писем на ваших языках, формы поставщиков, печатные формы, которые подписывает финансовый отдел, и двусторонняя синхронизация с ERP, которым вы уже пользуетесь.

  • 03

    Запуск за несколько недель — дальше сами

    Первый процесс запускается, пока остальные ещё описываются. После этого ваши администраторы сами меняют правила, а новый маршрут применяется только к документам, созданным после изменения.

Посмотрите на своих данных.

Демонстрация на ваших типах заявок, подразделениях и правилах одобрения занимает около часа.

Запросить демо
Три приподнятые бирюзовые плитки образуют галочку среди матовых плиток: одобренный маршрут через матрицу